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晨科文檔管理系統(tǒng),真正實現(xiàn)“資料變資產(chǎn)”

作者: 編輯 來源:互聯(lián)網(wǎng) 發(fā)布時間:2019-01-11

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文檔一體化,是在信息時代的背景下提出的一種新型文檔管理模式。

它將相對分散獨立的文件管理和檔案管理組成一個有機整體進行統(tǒng)籌管理,通過運用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行公文處理和檔案信息存儲、控制、加工和傳世,以實現(xiàn)對公文和檔案管理的整體優(yōu)化。

圖紙文檔分離帶來大量的弊端,造成大量失控的具有重要價值的賬外文件。在檔案信息化進程的發(fā)展中,文件檔案一體化是必然趨勢和發(fā)展方向。

晨科文件檔案管理系統(tǒng),就是將目前檔案工作現(xiàn)實中,各機關(guān)相對獨立分散的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體。它打破了原有文件與檔案分治的狀態(tài),從而解決了信息時代傳統(tǒng)文書檔案的管理體制、管理模式、管理手段不相適應(yīng)的問題,有利于提高文檔管理的整體績效

任何一個文件都是具有其特定的“生命周期”。在文件生命周期理論中指出,文件從產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存,是一個完整的“生命過程”。在整個過程中由于各階段有其不同的價值、作用和特點,各階段的文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點和存放方式。

文件和檔案在時間上是前后相繼的,前一階段的文件板式的規(guī)格統(tǒng)一、處理程序的完備程度,直接影響著下一階段檔案的整理、鑒定和利用。因此文件和檔案的管理,要從整體出發(fā),統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一安排。

而晨科文件檔案管理系統(tǒng),就是在文件信息輸入初期,使文件和檔案同時處于文檔信息管理的大系統(tǒng)內(nèi),將文件的現(xiàn)實使用階段和暫時保存階段揉合。使原來相互獨立但又在不少具體環(huán)節(jié)上相互雷同的兩個管理系統(tǒng),從組織制度到具體程序真正交融在一起。再采取計算機輔助管理等手段,在文件管理完畢隨時隨地進行文件的整理歸納,實現(xiàn)文檔的一次輸入,多次輸出,從而提高文件管理和檔案管理的工作效率。利用晨科文檔一體化管理系統(tǒng),加強了對文件管理的超前控制,保證了檔案質(zhì)量,減少了檔案部門的工作程序,改變了檔案部門事后監(jiān)督指導的被動局面,使檔案工作流程科學化、合理化。

無紙化辦公的進一步普及,使文件處理和檔案管理兩個階段的工作可以緊密聯(lián)系起來。

晨科文件檔案管理系統(tǒng),依據(jù)統(tǒng)一的標準,遵循統(tǒng)一的規(guī)范,將文件從形成、運轉(zhuǎn)、處理、管理到檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各個環(huán)節(jié)有機結(jié)合起來,組成一個統(tǒng)一的系統(tǒng),從文件的產(chǎn)生到運轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié),都規(guī)范著檔案工作的具體要求。

晨科文件檔案管理系統(tǒng),適用于行政、企事業(yè)單位在收發(fā)文件和檔案管理的各個環(huán)節(jié)。晨科在滿足文件檔案一體化管理的同時,還研發(fā)了各類管理軟件,人事管理系統(tǒng)、渠道分銷管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、資產(chǎn)設(shè)備管理系統(tǒng)、客戶管理系統(tǒng)、倉儲管理系統(tǒng)、行政OA……從商務(wù)、財務(wù)、銷售到服務(wù)各個領(lǐng)域,滿足企事業(yè)單位工作中的各環(huán)節(jié)問題,從而實現(xiàn)文書與檔案工作的信息共享,再信息接入的第一個環(huán)節(jié)即可規(guī)范銜接納入一整套管理體系中。同時,晨科文件檔案管理系統(tǒng),具有高達95%以上的OCR文字識別技術(shù),即使是圖片文件也能快速搜索,形成自動索引。文件的全類型支持,方便使用者在線預覽,無論是文字、圖像還是聲音、視頻,都能獲得完整存儲。

晨科文件檔案管理系統(tǒng),具備手機APP移動管理功能,大大解放了使用者在不同場景下的使用需求。不管是文件檔案的查詢,還是文檔的在線預覽、在線借閱,都可以實現(xiàn)利用手機隨時隨地進行操作。

晨科文件檔案一體化管理,不僅節(jié)省了大量人力和時間,而且提高了工作效率,實現(xiàn)文件檔案管理的集中控制,增強文檔管理的銜接流程。實現(xiàn)資料從采集、編目、存儲、歸檔到發(fā)布、檢索、再利用的全流程應(yīng)用,安全高效,部署靈活,使用簡單,為用戶搭建一個真正意義上的音像資料館,變資料為資產(chǎn)!


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