訪談專家：瑪氏中國(guó) 人事共享服務(wù)中心服務(wù)與運(yùn)營(yíng)高級(jí)經(jīng)理 馮俊杰

公司及業(yè)務(wù)背景

瑪氏公司是全球最大的食品生產(chǎn)商之一，在全球有約11萬(wàn)名同事，是全球糖果、寵物護(hù)理等行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，擁有眾多世界知名品牌，包括了德芙、士力架、Mamp;Ms、瑪氏箭牌、脆香米、皇家、寶路、偉嘉等?，斒现袊?guó)成立于19 89年，目前共約1萬(wàn)人，除了瑪氏箭牌糖果、瑪氏寵物護(hù)理、皇家寵物食品、瑪氏食品等幾大事業(yè)部外，瑪氏全球共享服務(wù)中心的亞太中心總部也坐落在瑪氏中國(guó)廣州。

瑪氏全球共享服務(wù)中心Mars Global Services成立于2010年，是瑪氏公司的跨事業(yè)部中心組織，與瑪氏企業(yè)各大事業(yè)部協(xié)同工作?，斒先蚬蚕矸?wù)中心采用共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)架構(gòu)，為各業(yè)務(wù)單元提供業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)、梳理及執(zhí)行的一體化服務(wù)，業(yè)務(wù)范圍包括數(shù)字化Digital Technology、人力資源、采購(gòu)、分析、財(cái)務(wù)和實(shí)驗(yàn)室六個(gè)方向。目前在中國(guó)、美國(guó)、歐洲、俄羅斯等國(guó)家和地區(qū)都有設(shè)立。

在瑪氏中國(guó)，人事共享服務(wù)中心被命名為MyPamp;OPeopleamp;Organization，這個(gè)團(tuán)隊(duì)成立于2016年，是瑪氏全球第一個(gè)成立的人力資源共享服務(wù)中心，在瑪氏內(nèi)部一直作為標(biāo)桿存在，這個(gè)團(tuán)隊(duì)不僅為中國(guó)、澳大利亞、新西蘭三大區(qū)域提供日常的人力資源一站式服務(wù)，還承擔(dān)著瑪氏中國(guó)人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型與運(yùn)營(yíng)的任務(wù)，以及為瑪氏全球人力資源共享服務(wù)開(kāi)拓、測(cè)試創(chuàng)新項(xiàng)目的重要職責(zé)，電子簽便是這些創(chuàng)新與探索的其中一項(xiàng)。

源于業(yè)務(wù)痛點(diǎn)：上線電子簽的契機(jī)與目的

2018年下半年開(kāi)始，瑪氏中國(guó)內(nèi)部進(jìn)行了較大規(guī)模的組織架構(gòu)調(diào)整，即瑪氏巧克力事業(yè)部與箭牌合并后的組織整合。這涉及到企業(yè)內(nèi)數(shù)千人的合同續(xù)簽、新簽，意味著要花費(fèi)大量的人力、物力完成手工重復(fù)操作的文檔工作，給當(dāng)時(shí)的MyPamp;O項(xiàng)目組帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)，這便成為了上線電子簽的重要契機(jī)點(diǎn)。在與全球總部進(jìn)行了溝通并獲得認(rèn)可后，電子簽的本地部署工作于2019年正式啟動(dòng)。

選擇合作伙伴：供應(yīng)商選擇考量因素

對(duì)于瑪氏中國(guó)而言，在選擇電子簽供應(yīng)商時(shí)，會(huì)重點(diǎn)考量的因素主要有三點(diǎn)：

可靠度：即資金鏈?zhǔn)欠褫^為穩(wěn)定，是否可以提供持續(xù)、穩(wěn)定的服務(wù);

專業(yè)性：當(dāng)企業(yè)在應(yīng)用電子簽遇到困難和問(wèn)題時(shí)，是否有足夠的能力幫助企業(yè)解決;

客戶導(dǎo)向：即希望供應(yīng)商能夠站在業(yè)務(wù)的角度去設(shè)計(jì)相應(yīng)的系統(tǒng)及功能，更好地和業(yè)務(wù)流程、需求進(jìn)行結(jié)合。

聯(lián)合法務(wù)、IT、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等多個(gè)部門(mén)，針對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、技術(shù)水平、服務(wù)延續(xù)性等方面評(píng)估后，瑪氏中國(guó)最終選擇了數(shù)字認(rèn)證作為合作伙伴。

疫情催生改變：電子簽優(yōu)化、推廣與普及

促使用戶體驗(yàn)的優(yōu)化： 電子簽上線之初是一個(gè)獨(dú)立的平臺(tái)，疫情期間為了更好地提升各同事在使用電子簽時(shí)的體驗(yàn)度，瑪氏中國(guó)將入離職時(shí)會(huì)涉及到的各類合同文檔、簽署功能深度整合進(jìn)小程序中，同事們可以在同一個(gè)小程序端完成簽署，不需要再跳轉(zhuǎn)至其它頁(yè)面。端到端的全線上流程有效地優(yōu)化了用戶體驗(yàn)。

員工接受度更高： 疫情期間，瑪氏中國(guó)充分響應(yīng)國(guó)家的抗疫政策，在企業(yè)內(nèi)實(shí)行了居家辦公的制度，復(fù)工初期也仍保持50到崗率，在這樣的情況下，原本需要蓋章的紙質(zhì)合同簽訂十分不便，尤其對(duì)于部分已經(jīng)離職并且下一份工作馬上要入職的同事而言，原本紙質(zhì)的離職證明未必能及時(shí)到手，同事對(duì)于電子簽的需求也更為迫切。

在這樣的背景下，企業(yè)內(nèi)大部分人事相關(guān)的合同與文檔均盡可能地實(shí)現(xiàn)了電子化，同事在感受到線上化帶來(lái)的便捷后，逐漸打消了對(duì)電子合同與文檔的顧慮與不信任，接受度得到了進(jìn)一步的提升。

應(yīng)用面更廣： 電子簽最初是在瑪氏中國(guó)的人力資源部門(mén)進(jìn)行應(yīng)用的，在疫情期間為企業(yè)提升了效率，創(chuàng)造了諸多便利后也逐漸影響至其他諸如法律、財(cái)務(wù)部門(mén)，這些部門(mén)也陸續(xù)向人力資源部門(mén)提出需求，希望能夠借助電子簽平臺(tái)獲得更好的業(yè)務(wù)體驗(yàn)。電子簽在企業(yè)內(nèi)輻射的領(lǐng)域也變得更為廣泛了。

有效落地實(shí)施：平衡“一致性與差異性”

瑪氏中國(guó)與瑪氏全球： 在電子簽上線初期，對(duì)于瑪氏全球總部而言，合同的電子版掃描件在當(dāng)?shù)匾驯灰暈榫哂蟹尚Я?，而掃描件在中?guó)本土并不具備法律效力。因此，所有的電子簽文檔并未同步至總部平臺(tái)，雙方的數(shù)據(jù)一致性、同步性存在一定提升的空間。隨著雙方不斷地溝通與磨合，以及借助人事數(shù)據(jù)系統(tǒng)更新的契機(jī)，未來(lái)瑪氏中國(guó)的電子簽合同可以直接上傳至全球統(tǒng)一的APP，免去手動(dòng)上傳的流程。

瑪氏中國(guó)總部與國(guó)內(nèi)各個(gè)地區(qū)： 雖然瑪氏在中國(guó)地區(qū)已經(jīng)默認(rèn)所有需要公司蓋章或者同事簽署的文檔統(tǒng)一使用電子簽出具文檔，但是由于國(guó)內(nèi)各個(gè)城市尤其是偏遠(yuǎn)地區(qū)對(duì)于電子簽的認(rèn)知度仍存在差異性，對(duì)于這樣的差異瑪氏充分尊重，所以同事若有需要可以在工單系統(tǒng)上提出需求，再出具一份紙質(zhì)版的文件。

電子簽的未來(lái)：在瑪氏內(nèi)，在市場(chǎng)中

仍待完善之處：雖然在企業(yè)內(nèi)同事們已經(jīng)對(duì)于電子簽有了較高的接受度，但是在具體使用過(guò)程中人力資源部門(mén)仍會(huì)收到較多的咨詢，如：是否可以重復(fù)使用?文檔里有一個(gè)章的情況下是否還需要找公司再次蓋章?因此未來(lái)關(guān)于電子簽如何更好地使用可能還需要進(jìn)一步做好宣傳、培訓(xùn)工作;

瑪氏作為一家快消品行業(yè)公司，有大量的下游經(jīng)銷商，他們對(duì)于電子簽的認(rèn)可和使用可能未必與瑪氏同步，這會(huì)影響到瑪氏和這些企業(yè)之間的對(duì)接，因此還有賴于市場(chǎng)對(duì)電子簽認(rèn)可度的不斷提升;

瑪氏內(nèi)各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)流程均存在較大差異，當(dāng)前在嘗試廣泛應(yīng)用電子簽時(shí)采用的方式仍是深度定制化的，若未來(lái)企業(yè)內(nèi)多個(gè)部門(mén)均考慮長(zhǎng)期應(yīng)用電子簽，則需要IT部門(mén)再去進(jìn)行較為整體的規(guī)劃，完善使用環(huán)境和架構(gòu)。

電子簽未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)： 結(jié)合國(guó)家當(dāng)前的政策導(dǎo)向，電子簽在當(dāng)下的接受度也會(huì)越來(lái)越高。從勞動(dòng)力市場(chǎng)看來(lái)，電子簽在未來(lái)也將持續(xù)成為熱點(diǎn)?，F(xiàn)在無(wú)論是用工模式還是工作模式都越來(lái)越靈活，企業(yè)和市場(chǎng)對(duì)于電子簽的需求度也會(huì)更高。因此，電子簽的趨勢(shì)必然是不可逆的。隨著越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始應(yīng)用電子簽，整個(gè)市場(chǎng)和行業(yè)也會(huì)積累更多經(jīng)驗(yàn)，逐漸趨向成熟。

【數(shù)字認(rèn)證】

領(lǐng)先的網(wǎng)絡(luò)信任與數(shù)字安全服務(wù)提供商股票代碼：300579，電子認(rèn)證/電子簽名/電子合同領(lǐng)域的市場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)用覆蓋政務(wù)、衛(wèi)生、金融、大型企業(yè)、電信、航空、公路交通等多個(gè)行業(yè)，為近千萬(wàn)企業(yè)用戶和數(shù)億個(gè)人用戶提供具有法律效力的無(wú)紙化交付服務(wù)。