“把收到的電子發(fā)票「打印」出來(lái)報(bào)賬”是絕大多數(shù)企業(yè)的常見操作方式。根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)文件要求，僅僅打印紙質(zhì)發(fā)票已經(jīng)難以符合我國(guó)新政策和形勢(shì)下的電子發(fā)票管理規(guī)范了。

自從文件出臺(tái)后，許多財(cái)會(huì)從業(yè)人員就如何存檔展開了熱烈的討論。更有網(wǎng)友在“設(shè)立專人專崗進(jìn)行本地化存儲(chǔ)”和“發(fā)票存檔的財(cái)務(wù)軟件定制化開發(fā)”方面展開熱烈探討。

首先，專人專崗進(jìn)行電子發(fā)票存儲(chǔ)，不僅人工成本高、效率低，也極容易出錯(cuò)。談及發(fā)票存檔軟件，2020年8月剛剛上線的中興通“票小庫(kù)”確是成為當(dāng)前業(yè)內(nèi)熱搜的電子發(fā)票存檔最火爆新品。有不少財(cái)務(wù)網(wǎng)友對(duì)“票小庫(kù)”十分感興趣，并注冊(cè)了30天試體驗(yàn)版。對(duì)于這款產(chǎn)品的操作和流程，仍然有不少財(cái)務(wù)網(wǎng)友表示既期待又陌生。本次評(píng)測(cè)，本人虛擬了一個(gè)符合財(cái)務(wù)入賬流程的日常應(yīng)用場(chǎng)景對(duì)票小庫(kù)進(jìn)行一次流程測(cè)評(píng)，以方便大家結(jié)合企業(yè)自身情況來(lái)選擇產(chǎn)品。

首先，打開【e企簡(jiǎn)稅】，在已經(jīng)注冊(cè)、登錄并且完成企業(yè)關(guān)聯(lián)的客戶端界面，我們點(diǎn)擊進(jìn)入票小庫(kù)。初次登錄時(shí)提示我們初次登錄，需要綁定一個(gè)郵箱，作為財(cái)會(huì)操作人員的【統(tǒng)一接收郵箱】。

接下來(lái)，從【票小庫(kù)】的功能界面可以發(fā)現(xiàn)，財(cái)務(wù)一共有三種方式可以實(shí)現(xiàn)「發(fā)票歸集」：本地發(fā)票上傳、郵箱自動(dòng)歸集還有短信歸集。

①當(dāng)自己公司的業(yè)務(wù)員已經(jīng)把發(fā)票發(fā)給財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)已經(jīng)保存到自己的電腦上后，可以進(jìn)行電腦本地上傳，進(jìn)行【上傳歸集】如圖

②財(cái)務(wù)通知自己企業(yè)的所有業(yè)務(wù)部門，大家把發(fā)票發(fā)送至財(cái)務(wù)規(guī)定的「統(tǒng)一歸集郵箱」，實(shí)現(xiàn)郵箱自動(dòng)歸集如圖

③各業(yè)務(wù)部門把電子發(fā)票的通知短信文本給到財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)進(jìn)行【短信歸集】如圖

可以看到，票小庫(kù)發(fā)票歸集的三種方式是針對(duì)電子發(fā)票日常首發(fā)提交的三類常見方式。無(wú)論從本地上傳，短信歸集還是郵件歸集，都需要財(cái)務(wù)提前告知大家，務(wù)必提供電子發(fā)票原件當(dāng)前電子發(fā)票原件按照國(guó)家政策要求只有「PDF」及「OFD」兩種格式，有且僅有發(fā)票原件可以被票小庫(kù)讀取識(shí)別出來(lái)。截圖JPG或文檔等復(fù)制、剪切、PS的錯(cuò)誤格式發(fā)票都無(wú)法實(shí)現(xiàn)歸集。這一方面確實(shí)幫助財(cái)務(wù)工作者實(shí)現(xiàn)了發(fā)票的識(shí)別和標(biāo)準(zhǔn)化管理。

當(dāng)接收完發(fā)票后，財(cái)務(wù)開始入賬存檔操作。通過(guò)【發(fā)票處理】進(jìn)入「進(jìn)項(xiàng)發(fā)票處理」，可以看到從三種方式歸集過(guò)來(lái)的所有發(fā)票的全部列表，列表里包括了已入賬和未入賬的全部發(fā)票。當(dāng)財(cái)務(wù)在企業(yè)自己的財(cái)務(wù)系統(tǒng)里已經(jīng)做了記賬操作后，需要來(lái)到票小庫(kù)做同步關(guān)聯(lián)操作——勾選相應(yīng)業(yè)務(wù)的發(fā)票點(diǎn)擊【入賬】?！救胭~】就表明了：這張發(fā)票已閱、已入賬、已存檔。到這一步為止，我們已經(jīng)完成了一張電子發(fā)票的電子存檔。也正是按照財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)文件里：“單位以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證”的具體要求完整執(zhí)行。

除了對(duì)財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)文件的執(zhí)行響應(yīng)外，票小庫(kù)對(duì)于企業(yè)而言，有沒(méi)有帶來(lái)實(shí)際的便利?從實(shí)際操作來(lái)看，除了更安全規(guī)范，也讓企業(yè)的電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫(kù)以條理清晰的方式被保存起來(lái)，更加便于企業(yè)的統(tǒng)一檢索查閱。檢索查閱的路徑有兩種，一種是【發(fā)票檔案】查詢，另一種是【發(fā)票查詢】。

①【發(fā)票檔案】查詢是以檔案編號(hào)和憑證字號(hào)為檢索依據(jù)，一條檔案編號(hào)里通過(guò)點(diǎn)擊【詳情】可以查閱到相關(guān)業(yè)務(wù)所包含的多張發(fā)票信息。

②【發(fā)票查詢】是以發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼為檢索依據(jù)，從每一條發(fā)票代碼里通過(guò)點(diǎn)擊【詳情】可以查閱到一張對(duì)應(yīng)的發(fā)票信息。

說(shuō)到這里我們發(fā)現(xiàn)，沒(méi)有票小庫(kù)這樣的工具時(shí)，財(cái)務(wù)可以選擇本地存儲(chǔ)，然后通過(guò)重命名、Excel、多個(gè)硬盤、多臺(tái)電腦等形式完成企業(yè)的電子發(fā)票電子件管理。至于查詢，就要看財(cái)務(wù)工作者早期的勤勞程度、整理方法了。有了票小庫(kù)，相當(dāng)于付費(fèi)使用了一款云存儲(chǔ)工具，幫助企業(yè)和財(cái)務(wù)人員用傻瓜式的操作來(lái)保存發(fā)票的電子原件，同時(shí)保障企業(yè)隨時(shí)查閱和調(diào)取發(fā)票信息。

隨著2020年底全國(guó)基本實(shí)現(xiàn)專票電子化的國(guó)家大趨勢(shì)下，當(dāng)一家企業(yè)每年的電子發(fā)票收發(fā)量超過(guò)兩百?gòu)堃陨蠒r(shí)，錯(cuò)亂、重復(fù)、真假、丟失等一系列問(wèn)題肯定會(huì)隨之而來(lái)。這種情況下，票小庫(kù)成為企業(yè)不可或缺、最便利、最低成本的工具。

目前，從電子發(fā)票存檔的市場(chǎng)現(xiàn)狀來(lái)看，票小庫(kù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了從無(wú)到有的突破。首先，這款產(chǎn)品是一個(gè)獨(dú)立的客戶端產(chǎn)品，當(dāng)前尚未要求接通企業(yè)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)。票小庫(kù)的【入賬】操作支持協(xié)同關(guān)聯(lián)記賬，進(jìn)行同步操作。其次，企業(yè)的業(yè)務(wù)人員在查收存儲(chǔ)發(fā)票后，配合業(yè)務(wù)報(bào)賬及OA流程再通過(guò)財(cái)務(wù)指定郵箱發(fā)給財(cái)務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)票據(jù)提交的完整流程。不過(guò)據(jù)票小庫(kù)內(nèi)部消息透露，產(chǎn)品后續(xù)版本將陸續(xù)對(duì)接企業(yè)報(bào)銷系統(tǒng)、OA等流程管理平臺(tái)，以多元功能實(shí)現(xiàn)發(fā)票歸集。

票小庫(kù)當(dāng)前只是一款輕量化的1.0版本產(chǎn)品，價(jià)格親民以及超長(zhǎng)的存檔周期，在不強(qiáng)制關(guān)聯(lián)財(cái)務(wù)系統(tǒng)、不讀取企業(yè)過(guò)多財(cái)務(wù)信息的情況下，能夠?qū)崿F(xiàn)輕量、好用、高效率存檔，已獲得不少企業(yè)和財(cái)務(wù)人員的好感。票小庫(kù)1.0版本未來(lái)如何實(shí)現(xiàn)快速迭代和功能升級(jí)，以及票小庫(kù)的未來(lái)市場(chǎng)前景同樣值得關(guān)注和期待。